Caso de uso GS01 - Cerrar packs de horas agotados

Información característica

Objetivo en el contexto: Impedir que se puedan hacer partes de packs de horas agotados.

Alcance: GSERP.

Precondiciones: El pack agotado debe tener configurado cómo se gestiona cuando se agota.

Condición de éxito: el pack de horas queda cerrado, se factura un nuevo pack si está pactado con el cliente, y se envían las notificaciones.

Condición de fallo: el pack queda abierto, no se envían las notificaciones o no se factura un nuevo pack si está pactado con el cliente.

Actor primario: proceso automático.

Interesados:

Administrativo/a: se ahorra trabajo y errores al automatizar el cierre de packs agotados, el envío de notificaciones y la facturación del nuevo pack.
Comercial: se ahorra trabajo y errores ya que el cliente recibe automáticamente la información del pack agotado, y del nuevo pack facturado si se da el caso.
Gerencia: mejora el control de la imputación de horas a packs activos.
Programador: se impide que puedan entrar horas a packs agotados.
Cliente: recibe de forma inmediata la información del estado de sus packs contratados.

Desencadenante: tarea programada para ejecutarse cada dia a las 22:00.

En la ficha de los packs de horas (proyectos tipo "Bonus de horas") se indica:
1. Si se renuevan automáticamente.
2. A qué direcciones de email se notifica que el pack se ha agotado.
3. A qué direcciones de email se notifica la factura del nuevo pack.
4. El nombre que lleva el pack, sin tener en cuenta número de factura ni nombre de cliente.
A las 22:00 se ejecuta la tarea programada que realiza el proceso siguiente:
1. Se obtiene la lista de proyectos que tienen estas condiciones:
  1. Estado: activo.
  2. Tipo: bono de horas (pack).
  3. [Horas del bonus] es diferente de 0.
  4. La suma de [Horas del proyecto en hojas de trabajo, sin tener en cuenta el tipo (facturable, presupuesto, ...), ni la fecha] es mayor o igual que las [Horas del bonus].
2. Para cada pack obtenido:
  1. Se modifica el Estado a Cerrado.
  2. Se modifica la [Fecha de fin] con la fecha actual.
  3. Se obtiene la lista de emails a los que hay que notificar el cierre del pack.
  4. Se envía el email informando de que se ha cerrado el pack debido a que se ha agotado. Incluye el PDF con el detalle del pack agotado.

2iie. Si el pack agotado tiene horas sobrepasadas, y se va a crear un nuevo pack:

Calcular las horas a restar del nuevo pack según las excedidas del pack agotado.
Calcular el texto de las observaciones del nuevo pack: "Se han restado XXX.XX horas del pack sobrepasado NNNNNNNN".

2iif. El pack agotado tiene configurado que se renueva de forma automática (nuevo campo en la ficha).

Se crea un nuevo albarán de pack de horas:
1. Cliente: el mismo que el del pack agotado.
2. Fecha: dia actual.
3. Articulo de la linea del albarán:
  1. Para tipo de proyecto Sistemes.
    1. 50 horas: ref. 00221.
    2. 100 horas: ref. 00058.
  2. Para tipo de proyecto Programació.
    1. 50 horas: ref. 00187.
    2. 100 horas: ref. 00210.
4. Cantidad: 1.
5. Precio: el de tarifa del cliente.
  1. Si el cliente no tiene tarifa que coincida entre artículo y cliente, enviar mensaje a girosystem(mail en configuración módulo facturacio@girosystem.com)
Se factura el albarán con fecha del dia actual.
Se crea un nuevo proyecto con los mismos datos que el agotado, excepto:
1. Código: CCCNNNN (CCC: código de cliente, NNNN: siguiente número de proyecto del cliente)
  1. Si el código actual es 9999, crear a partir de 10000
2. Nombre: (FRA. EE - NNNNNN) DESCRIPCIÓN PACK AGOTADO - NOMBRE CLIENTE. (EE: ejercicio)
3. Descripción: DESCRIPCIÓN PACK AGOTADO.
4. Estado: activo
5. [Fecha inicio]: Fecha actual
6. [Fecha fin]: SIN FECHA
7. Horas: las del pack (50 o 100), menos las que haya que restar por haber excedido el pack agotado.
Se envía por email el PDF de la nueva factura a los destinatarios configurados en la ficha del proyecto.

Los correos electrónicos de las notificaciones deben quedar pendientes de enviar si falla el envío en el momento de ejecutar el proceso. Hay que volver a intentar el envio posteriormente.

Prioridad: alta
Frecuencia de ocurrencia: diaria.
Rendimiento objetivo: 5 minutos de duración máxima.

Definir el asunto, cuerpo y adjuntos del email de notificación de pack agotado.
Definir el asunto, cuerpo y adjuntos del email de notificación de nuevo pack facturado.
Que hacer con las horas sobrepasadas si no se renueva el pack de forma automática.
Qué código de artículo se usa en el nuevo albarán si el pack agotado no es de 50 ni 100 horas.
Se deben traducir los emails según el idioma del cliente?
Se pueden generar facturas los días que suele hacerse la facturación quincenal? Si se renuevan packs automáticamente, condicionará la fecha de la facturación.
Para generar el nuevo nombre del pack seria conveniente que en la descripción no apareciera el numero de factura ni el nombre del cliente. De esta forma se puede crear el nombre del nuevo pack con la fórmula: (FRA. EE - NNNNNN) DESCRIPCIÓN PACK AGOTADO - NOMBRE CLIENTE.

Fecha límite: 31 de Mayo.